长治医学院学生档案管理办法
（试行）
第一章 总 则
第一条 为了加强我校学生档案规范化管理工作，提高管理质量，根据教育部《高等学校档案管理办法》，特制定本办法。
第二条 本办法所称学生档案是指在我校接受全日制普通高等教育的本科生和研究生的个人档案。
第三条 学生档案管理工作由学校统一领导，各院系和研究生处对本院系本科学生和研究生的档案进行管理，学工部负责对学生档案管理工作进行监督检查；档案馆负责对各院系和研究生处学生档案管理工作的业务指导，要定期进行业务培训。
第四条 各院系和研究生处要对学生档案工作高度重视，要有分管领导和具体工作人员，对学生档案材料实行专人管理，负责组织实施学生档案的收集、整理、保管、借阅、查询、转递、发送等日常管理工作。
第二章 学生档案的归档范围
第五条 本科生入学前档案材料的归档范围：
1.报考录取材料:普通高等学校招生报名登记表、普通高等学校招生机读志愿卡、普通高等学校招生考生体格检查表、高中毕业生学籍表或高中毕业生登记表；
2.专升本学生专科阶段的毕业档案材料；
3.加入中国共产党、共青团的材料；
4.社会考生的个人档案及报考材料；
5.其它有关重要材料。
第六条 研究生入学前档案材料的归档范围：
1.入学前高中（中专）及其以上学习阶段的学历材料；
2.有工作经历的个人人事档案材料；
3.加入中国共产党、共青团或其他党派的材料；
4.硕士、博士研究生报考和录取材料；
5.其它有关重要材料。
第七条 学生在校期间档案材料的归档范围：
1.学籍材料：学籍登记表及学籍变更的证明性材料；
2.学习材料：主修、副修专业的各科成绩表、本科生实习鉴定表、研究生学籍及成绩登记表；
3.学位材料：学士学位审批表、研究生学位申请书及学位论文答辩材料；
4.毕业材料：毕业生登记表、学年鉴定表、毕业生体检表、毕业生报到证存根、学生体质健康标准登记卡（或免于执行体质健康标准申请书）、学生诚信档案登记表；
5.组织材料：加入中国共产党、共青团的材料；
6.奖励材料：学生在校期间获得校级及其以上各类表彰奖励和荣誉称号的登记表或证明文件；
7.处分材料：学生在校期间违反校规、校纪，触犯国家法律等形成的各种处分材料（包括甄别、复查材料、处分决定或免予、撤消处分意见等）；
8.学生变更姓名等个人信息的有关重要材料；
9.其它有关重要材料。
第三章 学生档案的归档要求
第八条 归档材料必须是办理完毕的正式文件材料。
第九条 归档材料必须齐全完整，内容真实，文字清晰,对象明确，手续完备，整理规范，排列有序，注明承办单位及时间。凡规定由组织审查的材料，必须有组织审核意见、领导签字、加盖单位公章；个人文字材料必须有本人签名。
第十条 学生档案材料的纸质统一使用16开或A4规格（有专门规定的除外）的办公用纸，手工书写的应使用黑色或蓝黑墨水，不得涂改。涉及学生成绩、奖励、处分等重要内容需要更改的，在更改处要有经办人的签名并加盖单位公章。
第十一条 归档材料必须按院系、专业、班级、材料名称分类汇总，以学生学号排序，在材料右上角用铅笔注明学生学号，并要打印归档清单和归档材料目录。要做到种类齐全，数字清楚、手续完备。
第十二条 各院系和研究生处在收交新生档案时，必须与学生本人核对档案内容，经学生本人签字确认。新生档案收交齐全后，要用学生档案专用袋，按规定的材料顺序装袋建档，并填写好档案袋封面内容，统一保管。入学后转专业新生的档案由转入院系负责收交归档。
第四章 学生档案的日常管理
第十三条 学生档案管理工作要严格遵守党和国家有关法规和制度，确保学生档案的完整、准确、安全和有效利用。
第十四条 各院系及相关单位要重视学生档案的日常管理工作，由专人负责学生档案材料的形成、收集、整理、汇总和归档工作。
第十五条 各院系和研究生处要对各单位、各部门移交的档案材料要建立严格的登记制度，档案材料要及时装入学生本人档案袋，避免错装、混装和漏装，严防档案材料丢失。
第十六条 各院系应按专业、班级对学生档案进行分类保管，每年全面检查核实一次，发现问题及时解决。
第十七条 休学学生的档案应作为非在校学生档案妥善保存。学生复学后，要及时将其档案归入所在班级档案。
第十八条 推迟毕业的学生档案，要按照专业进行分类管理，同时在原来的登记名册上注销并说明原因。
第十九条 被开除学籍、退学、死亡、结业、肄业的学生档案，待办理完离校手续后，由各院系或研究生处将其档案交给学生本人或家长（监护人）或机要渠道退回户籍所在地。
第二十条 学生在受刑事处分，其档案由各院系或研究生处代为保管。刑满释放或解除劳动教养后，档案按有关规定转递。
第二十一条 出国不归、失踪的学生档案由各院系和研究生处作为遗留档案保管。
第五章 学生档案的查（借）阅
第二十二条 学生档案的查阅、复印，只限于因工作需要的各单位指定人员。查阅、复印学生档案时须持单位介绍信，办理审批登记手续。
第二十三条 任何学生不得查阅本人档案。确因特殊情况个人需要利用档案中有关材料时，本人须持有效证件提出申请，经院系或研究生处分管档案工作的领导同意并办理相关手续后，方可复制使用。
第二十四条 学生档案原则上不外借。确因单位工作需要外借，要严格办理审批、登记手续，并按规定期限归还。
第二十五条 查(借)阅学生档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、污损、批注、拆散、抽取、撤换和增添档案材料。未经批准不得擅自拍摄、复制档案内容。
第六章 学生档案的转递
第二十六条 毕业生档案的转递，由各院系和研究生处负责办理，并建立详细的档案转入、转出记录，以备查询。
第二十七条 学生档案原则上通过机要渠道转递，必要时可派专人送取。特殊情况需自带或委托他人代取时，按有关规定办理（委托他人代取时，需交学生本人的委托书、身份证复印件、被委托人身份证复印件）。本人自带或委托他人携带过程中档案遗失、私自开封等后果由学生本人负责。
第二十八条 通过机要渠道转递的学生档案，由各院系和研究生处负责与机要局联系办理，并负责做好学生档案的机要查询工作；要认真填写《学生档案转递单》，并要对档案转递单存根、回执进行整理、粘贴、打印目录，按要求及时归档保存。
第二十九条 由各省、市、自治区招生办公室转递到我校招生就业指导处的本科新生档案由招生就业指导处将档案转交到各院系档案管理负责人。
第三十条 当年本科新生入学报到两周后，由各院系相应的档案管理人员把无故未报到新生的档案（标明生源所在地）报送招生就业指导处，由招生就业指导处汇总后通过学校党政办公室以机要文件方式退回生源所在省、市、自治区招生办公室。
第七章 附 则
第三十一条 对工作不负责任，玩忽职守，导致学生档案损坏、丢失或涂改、伪造档案材料造成严重后果的工作人员，学校将依据档案管理的有关法规追究其责任。
第三十二条 本办法自公布之日起执行。
第三十三条 本办法由学工部和档案馆负责解释。
